Un séminaire d’entreprise est un événement pas toujours facile à organiser. Le fait que ce rassemblement regroupe toutes les têtes pensantes de la société exige un sens de la minutie. Ces personnes vont être attentives aux moindres détails qu’il faudrait encore améliorer. Dans tous les cas, vous aurez quelques étapes à accomplir. Retrouvez l’essentiel de ce qu’il faut faire du point de vue organisationnel pour réussir votre séminaire avec brio.
Réserver un hôtel pour le séminaire
L’endroit où le séminaire se déroule est primordial. Il faut réserver un hôtel pour votre séminaire, dont les caractéristiques physiques plaisent aux participants. Dans l’idéal, il faut un établissement disposant d’une capacité d’accueil suffisante pour recevoir une centaine de personnes. Le rapport qualité/prix devrait aussi être un autre critère à privilégier dans le choix du cadre. Eh oui, l’idée n’est pas de transformer la réunion en gouffre financier. Avant de privatiser un lieu, ayez plusieurs lieux au choix puis comparez-les. Dans tous les cas, le cadre doit correspondre à vos objectifs pour le séminaire. Si les participants sont conviés pour réfléchir et prendre des décisions stratégiques, privilégiez un endroit réellement calme et coupé du monde. L’assistance y trouve un moyen de prendre du recul par rapport à la réalité. Prévoyez tout de même une salle où les échanges sont facilités. Si le but de l’opération est de former l’équipe, il vaut mieux un endroit assez vaste avec le maximum d’espace. Une salle pour les projections devrait faire partie de vos priorités. D’autres pièces pour les ateliers-formations ainsi que les travaux de groupe sont à prévoir. Il arrive parfois que le séminaire vise à motiver les personnes venues y assister. Dans ce cas de figure, insistez sur les espaces extérieurs. Les jeux de plein air sont parfaits pour rebooster des collaborateurs. L’esprit d’équipe mérite parfois des animations originales. Ces dernières demandent aussi des lieux qui sortent de l’ordinaire. Quoi que vous décidiez, faites la réservation de l’hôtel le plus tôt possible. Puis, vous devez également penser aux chambres pour les intervenants, et, éventuellement à l’hébergement des participants.
Pensez aux détails pour la perfection de votre séminaire
Outre le lieu du séminaire, il faut penser au meilleur moment pour le tenir. Le choix de la date est primordial. Il dépend de l’agenda de la société et celui des intervenants et des participants, mais les dirigeants peuvent également tenir compte de différents paramètres, notamment le coût. Le tarif des salles de séminaire oscille au fil des saisons. En effet, il est souvent possible de négocier les prix. Le jour affecte aussi la facture de la location. Un colloque organisé le jeudi et le vendredi coûte plus cher qu’un regroupement en début de semaine. Les locations baissent aussi pendant les vacances scolaires. Cependant, à ce moment, les collaborateurs sont aussi en congé. En ce qui concerne les prestataires, faites la confirmation le plus tôt possible. Il vaut mieux avoir plusieurs devis pour le même service et décider après mûre réflexion. Lorsqu’un prestataire est retenu, il vaut mieux détailler les attentes pour éviter tout malentendu. Pour ce qui est du service traiteur, il est recommandé de voir à l’avance les échantillons pour les plats proposés. Pour un repas de midi, les recettes les plus nutritives sont à privilégier. Ceci dit, les viennoiseries et les plats lourds ne sont pas très bons pour la concentration. Ils devraient être remplacés par des fruits et légumes pour la mi-journée. Le soir, il est possible de proposer un véritable buffet. Pour les photographes, les instants à avoir dans l’album devraient être précisés. Les prestataires doivent avoir un planning du séminaire. Ils devraient connaître les heures d’arrivée, les pauses et les différentes animations ou séances de travail. Il faut des boissons que les convives peuvent prendre avec modération pour détendre les collaborateurs, surtout dans le cas d’un team-building. À ce titre, les séminaires modernes prennent parfois une dimension récréative avec une salle de détente bien fournie. Entre deux allocutions, les participants peuvent jouer au baby-foot, aux jeux vidéo, ou s’amuser à la course de drones. Le but est de donner une image fun au séminaire pour casser le cliché de regroupement professionnel pur et dur.